Росмолодёжь.Гранты · лекция

Бюджет
проекта — это
не таблица.
Это доказательство.

Бюджет — общая потребность проекта в ресурсах, выраженная в деньгах: совокупность всех расходов, нужных для качественной реализации проекта. Он складывается всего из двух слагаемых — и каждое нужно уметь доказать документами.

↓ Листайте вниз или кликайте по вкладкам слева
формула бюджетадосье №01
Собственные средства₽ 0
Средства партнёров₽ 0
= софинансирование
+
Запрашиваемые средства₽ 0
Бюджет проекта₽ 0
01 / 11

Ресурсы — всё, что понадобится команде

Ресурсы — это всё, что потребуется команде проекта для достижения поставленной цели. Прежде чем считать бюджет, полезно составить карту ресурсов: понять, чем команда уже располагает и к кому можно обратиться за помощью. То, что команда не может привлечь самостоятельно, запрашивается в форме гранта.

Пример карты ресурсов

№Вид ресурсаРесурсИсточник ресурса
1МатериальныйЗал для концерта (200 мест) на 8 часовДом культуры
2МатериальныйКостюмы для актёров (три комплекта)Спонсоры, Областной театр
3НематериальныйСценарий концерта (два часа)Дом культуры
4КадровыйЧлены жюри и гости (не меньше трёх человек)Дом культуры, Администрация, Общество ветеранов
02 / 11

Из чего складывается бюджет

Планировать бюджет лучше уже тогда, когда вы спланировали все основные мероприятия и сформулировали целевые показатели проекта — это привязывает бюджет к реальным потребностям.

Задача 1

Софинансирование

Описать, детализировать и подтвердить софинансирование — то есть те ресурсы, которые команда уже смогла привлечь: собственные средства + средства партнёров.

Задача 2

Запрашиваемые средства

Описать, расшифровать и обосновать средства, за которыми команда проекта обращается к грантодателю.

Задача 3

Сверка

Проверить составленный бюджет на взаимосвязь с остальными разделами грантовой заявки и, при необходимости, скорректировать.

=
Софинансирование (собственные средства + средства партнёров) + Запрашиваемые средства = Бюджет. Обе части нужно доказывать — просто цифрой в таблице грантодателя не убедить.
03 / 11

Софинансирование: три критерия и шкала оценки

Ресурсы софинансирования должны отвечать трём критериям:

1
Ресурсы чётко описаны и детализированы.
2
Ресурсы переведены в денежный (рублёвый) эквивалент.
3
Ресурсы подтверждены документами.
оценка объёма софинансирования
22%
хорошо · 7–8
0%15%30%45%+

Подвиньте ползунок — так эксперт видит долю софинансирования в общем бюджете. Свыше 30% — «отлично» (9–10 баллов), 15–30% — «хорошо» (7–8), до 15% — «удовлетворительно» (5–6), почти отсутствует — «неудовлетворительно» (до 4).

04 / 11

Формула описания собственного вклада

Каждый вид вклада считается по своей формуле и обязательно со ссылкой на ценообразование.

Оборудование / инвентарь

кол-во ед. × стоимость 1 часа работы × кол-во часов в мероприятиях + ссылка на ценообразование

Специалисты / волонтёры

кол-во чел. × стоимость 1 часа работы × кол-во часов в мероприятиях + ссылка на ценообразование

Аренда помещений

стоимость 1 часа работы × кол-во часов в мероприятиях + ссылка на ценообразование

Рекомендации
  • Если товар / инвентарь используется всё мероприятие — можно указать его реальную стоимость на рынке.
  • Ссылки в разделе медиа должны находить отражение в письмах поддержки партнёров и собственном вкладе команды.
  • Можно оценить свой вклад в часах членов команды и привлечённых со стороны специалистов.
Так не нужно делать
  • Прилагать фото оборудования.
  • Прилагать скан-копии документов и денежных средств.
  • Отмечать медиаресурсы, если в документах на них нет ссылок.
  • Перечислять стоимость оборудования без объёма использования в проекте.
05 / 11

Партнёры и письмо о софинансировании

Партнёрские связи нужно устанавливать до формирования бюджета проекта и подтверждать их документально — письмами поддержки.

Кто может быть партнёром

1. Сообщества, НКО и общественные организации, заинтересованные в теме проекта или реализующие похожий проект.
2. Корпорации и коммерческий сектор, чья деятельность связана с целью проекта.
3. Органы власти субъектов РФ, местного самоуправления, госучреждения.
4. Физлица с той же целевой аудиторией, что и у проекта.

?
От чьего имени: оформляйте письмо на бланке организации.
?
На чьё имя: адресуйте письмо руководителю ФАДМ.
?
Кого и что поддерживает: укажите название проекта и ФИО руководителя проекта.
?
В какой форме: подробно опишите предоставляемый ресурс.
?
Сколько в деньгах: оцените ресурс в денежном эквиваленте.
макет письма поддержки
[ Бланк организации ]
Руководителю Федерального агентства
по делам молодёжи Г. А. Гурову

Уважаемый Григорий Александрович!
ОРГАНИЗАЦИЯ готова оказать вид содействия ПРОЕКТУ АВТОРА.

Если информационная поддержка — указать ресурсы с характеристиками.
Если материальная поддержка — указать сумму и из чего она складывается.

ФИО руководителя организации · подпись · печать · дата
Типовые ошибки в письмах поддержки
  • «Автор молодец в учёбе, желаем ему удачи» — и дальше текст без конкретной помощи.
  • Список вида «организация поддерживает следующие проекты: 1. Автор/Проект; 2…; 3…» вместо конкретики по вашему проекту.
  • «Разместим информацию о проекте на всех наших ресурсах» — без указания, на каких именно.
  • «Предоставляет помещение, принтер, двух спикеров» — без площади/срока, модели/стоимости, тем/часов работы и совокупного эквивалента вклада.
  • Не совпадает название проекта или ФИО автора.
  • Письмо неактуально на дату подачи заявки (например, выдано год назад).
  • Письмо-подделка или прислано в текстовом формате.
06 / 11

Запрашиваемые средства

Запрашиваемые средства — это ресурсы, которые команда проекта просит у грантодателя предоставить для реализации проекта.

✕ Запрещено

  • Приобретать алкогольную и табачную продукцию.
  • Финансировать политические партии, кампании, митинги, демонстрации, пикетирования.
  • Вручать премии и денежное вознаграждение.
  • Оказывать финансовую помощь и платные услуги гражданам и/или юрлицам.
  • Приобретать иностранную валюту.
  • Погашать задолженности победителя конкурса — кредиты, займы, налоги.
  • Оплачивать штрафы, пени из средств гранта.
  • Оплачивать комиссию кредитной организации.
  • Оплачивать услуги руководителя и команды проекта.

✓ Можно

  • Оплачивать работы и услуги: связь, транспорт, эксплуатация, аренда имущества, содержание имущества (но не ремонт зданий) и прочее, соответствующее целям гранта.
  • Приобретать нефинансовые активы: основные средства (кроме недвижимости, земли, капстроительства, транспортных средств), нематериальные активы и материальные запасы.

Возможные статьи затрат

Проживание и питаниеТранспортные расходыАренда оборудованияАренда помещенийКанцелярия и расходные материалыРасходы на ПОСайт / приложениеЗакупка оборудованияПолиграфияРасходы на связьПодарки, сувенирыИнформационные услугиДополнительные услуги и товары для проекта
07 / 11

Формула описания сметы

Правила
  • Каждая позиция связана (есть отсылка) с мероприятиями календарного плана.
  • Обосновано количество единиц и услуг — почему без этих затрат нельзя обойтись.
  • Обосновано формирование цены — есть ссылка или коммерческое предложение.
  • Нет запрещённых категорий расходов или не связанных с реализацией проекта.
Не делайте так
  • Позиции «другие», «прочие», «иные» расходы, «бухгалтерские услуги».
  • Общие группы товаров: «мерч», «полиграфия», «канц. товары».
  • Необоснованное ценообразование, значительно завышенная стоимость.
  • Дублирование услуг и товаров из писем поддержки.
Ошибочные мнения
  • «Эксперт догадается сам».
  • «Нашёл в интернете такую цену».
  • «Сам за неё покупал».
  • «Друзья сказали — нормальная цена».
08 / 11

Анатомия строки сметы

Нажимайте на заголовки колонок — узнаете, чего от них ждёт эксперт.

Давайте описание с набором характеристик: не просто «Бумага», а «Бумага белая для печати А4, 500 листов». Не допускайте обобщённых наименований вроде «питание», «подарки».
Обоснование по цене — ссылки на цены магазинов или прилагаемое коммерческое предложение (цены могут отличаться по регионам и меняться). Обоснование по количеству — расшифровка (например, число суток и число проживающих). Обоснование по необходимости — приводите, если назначение затрат неочевидно.
Цена должна чётко соответствовать прилагаемым к заявке коммерческим предложениям или приведённым в обосновании ссылкам.
Количество должно чётко соотноситься с планом мероприятий и показателями результативности проекта: 200 участников конференции — раздаточные материалы на 200 человек.
НазваниеОбоснованиеЦена, ₽Кол-воСумма, ₽
Бумага белая для печати А4, 500 листовРаспечатка раздаточных материалов (25 стр. на человека) на 200 участников конференции. Приложено коммерческое предложение.313103 130

Ноутбук для монтажа видео

Покупка ноутбука для монтажа и обработки видеосцен и подготовки итоговых видео в рамках мероприятий проекта. Модель: ASUS ROG Zephyrus G14 (Ryzen 7 4800HS, 8×2.9 ГГц, RAM 8 ГБ, SSD 512 ГБ, GTX 1650) или аналог, со ссылкой на магазин.

Оплата ГСМ

Топливо для микроавтобуса партнёра для 4 выездов г. А — г. Б (100 км туда-обратно): 400 км пути, 120 л АИ-92 при 30 л/100 км, средняя цена по региону — 48 ₽/л, со ссылкой на источник цены.

Алюминиевые бутылки для воды

Экологичные бутылки 400 мл для питьевого режима участников — вместо одноразовой тары, со ссылкой на магазин.

i
Памятка при поиске цены: ссылка ведёт на магазин, а не на агрегатор (Я-маркет); это ссылка, а не приложенный скриншот; цена обоснована по региону; понятно, почему нужна именно такая модель с такими характеристиками.
09 / 11

Коммерческое предложение как обоснование цены

Когда позиции сметы нужно подтвердить не ссылкой на сайт, а официальным документом — запрашивайте коммерческое предложение у поставщика.

макет коммерческого предложения
[ Фирменный бланк организации ]
Кому: ФИО автора проекта, эл. почта

Уважаемый(ая) …!
ОРГАНИЗАЦИЯ готова предоставить вид услуг для реализации ПРОЕКТА.
Общая сумма составляет … Детализация:

ТоварЦенаКол-воСумма
Бейдж участника15010015 000
Рабочая тетрадь9007063 000
ФИО руководителя организации · подпись · печать · дата (для ИП достаточно подписи)
1
Оформляется на фирменном бланке организации.
2
Само коммерческое предложение в ФАДМ не отправляется — оно служит вашим обоснованием цены в смете.
3
Формат — PDF или JPEG.
10 / 11

Позиции, не влияющие на результат

Такие позиции смело удаляйте: это минимально-необходимые затраты, которые не направлены на помощь третьим лицам. Нажмите на карточку, чтобы увидеть, чем она плоха.

Позиция 1
Купить шарики всем участникам для организации весёлой атмосферы
Декоративная трата без связи с целевыми показателями проекта.
Позиция 2
Услуги бариста повысят статус семинара по молодёжному бизнесу
Не критично для реализации мероприятия, легко обойтись без неё.
Позиция 3
Для салюта по поводу открытия курсов нужен пиротехник за 180 000 ₽
Крупная сумма на эффект, который не влияет на результат проекта.
Позиция 4
Нанятый финансист поможет заключить соглашение и сдать отчёт
Услуги команды и руководителя проекта из средств гранта не оплачиваются.
Позиция 5
Все гости уличного фестиваля получат фирменный брелок — 3 000 штук
Массовый сувенир без обоснования необходимости именно такого объёма.
Позиция 6
Для 20 постов проекта нужен PR-медиа-агент за 230 000 ₽
Услуга команды проекта — не оплачивается из средств гранта.
Позиция 7
Для фотографии нужны 500 фирменных футболок для клуба-партнёра
Передача имущества третьей стороне, не связанная с целью проекта.
Общее правило:
смело удаляй такие и подобные позиции
11 / 11

Проверьте свой бюджет

Задайте себе эти вопросы перед подачей заявки. Отмечайте пункты — счётчик покажет готовность.

В разделе «Софинансирование»

В разделе «Расходы»

Отмечено 0 из 15